根据研究生院有关委托培养研究生招生管理办法及录取协议中相关条款的规定，该类研究生毕业并获得学位后，其毕业证书、学位证书及相关在校期间学籍档案等材料需统一邮寄移交至委托培养单位。为规范转档工作流程，特发此工作安排通知。
一、涉及研究生类型
全日制委培、定向博士研究生；全日制委培、定向硕士研究生；非全日制在职专业学位硕士研究生，高校教师在职硕士研究生，同等学力硕士研究生。
二、转档材料内容及相关负责部门
1、 招生报名材料：由招生办公室移交；
2、 课程成绩单：由培养办公室移交；
3、 入学登记表：由培养办公室移交（仅2008级以后全日制博士、硕士）；
4、 毕业证书：由培养办公室移交（仅全日制博士、硕士）；
5、 毕业生登记表：由相关学院移交（仅全日制博士、硕士）；
6、 就业、报到通知书：由招生就业处移交（仅全日制博士、硕士）；
7、 学位证书：由学位办公室移交；
8、 学位材料：由学位办公室移交；
整理完整以上材料，并由培养办公室网上确认已办理离校手续后，方可封袋邮寄相关档案。
三、档案整理邮寄流程
1、 确认邮寄地址：有关研究生于2016年1月5日——2016年1月13日在研究生管理系统——毕业与学位——档案邮寄信息核对菜单下确认填写委培单位的详细地址及有关信息。
2、 委培单位确认、移交招生材料：档案数据库中委培单位名称应与录取协议或报考资格审查表中的单位公章一致，招生办公室核对数据库中的委培单位，审核确认后，按数据库中名单整理报名材料，打印移交单，签字确认后将档案及移交单转至档案邮寄部门。
3、 移交成绩单、入学登记表、毕业证：校学位会后，培养办公室将同意授予学位的有关研究生“成绩单”、“入学登记表”（仅全日制博士、硕士）和“毕业证书”（仅全日制博士、硕士）转至档案邮寄部门。
4、 移交毕业登记表：各学院收齐有关研究生的《毕业生登记表》（仅全日制博士、硕士）后转至档案邮寄部门。
5、 移交就业、报到通知书：招生就业处将有关毕业研究生“就业、报到通知书” 转至档案邮寄部门。
6、 移交学位材料、学位证书：校学位会后，学位办公室将同意授予学位的有关研究生的“学位材料”和“学位证书”转至档案邮寄部门。
7、 办理离校手续：根据学校办理离校时间安排，有关研究生办理离校手续，并将办理好的离校手续单交至培养办公室（上交方式咨询所在学院），由培养办公室在系统中对已办离校手续人员进行审核确认。
8、 其它材料：有关部门移交的相关研究生荣誉称号表格等材料随时查找入档。
四、转档方式：
1、正常邮寄：相关证书及档案材料整理装袋后，学位办公室通过EMS特快专递邮寄至委托培养单位。
2、更改委托单位后邮寄：如相关研究生与原委培单位解除劳动合同关系，需同时携带原单位“调出证明”及新单位“调入证明”，到学位办公室办理更改委培单位名称手续，更改后按新单位地址邮寄档案。相关证明模板在地址核对界面中下载。
3、自取档案：如委托单位同意研究生本人领取相关证书及档案，可携带“同意自取研究生证书档案证明”，提交至学位办公室，经研究生院主管领导签字同意后，相关证书及档案材料密封后可由本人领走。相关证明模板在附件中下载。企业成班工硕生不提供自取档案业务。
五、重要说明
1、因相关档案移交部门于2016年1月12日校学位会后开始陆续移交证书及档案材料，为了不耽误有关研究生的时间，且保证学位办公室的工作流程更顺畅，请自取档案证书的研究生于2016年1月21日后，在提交自取档案证明前与学位办公室电话联系确认档案整理状态，获得确认后再进行相关领取程序。
领取档案基本流程：
1) 电话咨询档案是否整理完成；
2) 获得确认后，将自取证明提交至学位办公室，由工作人员确认证明的有效性；
3) 工作人员持相关有效证明请主管领导签字；
4) 签字确认后，由研究生本人领取证明中所述允许本人自取的相关档案或证书；
2、委托单位为北京科技大学军官选培办的研究生，档案将统一移交至选培办公室，无需核对地址。
本学期档案邮寄工作由学位办公室负责，如有与档案邮寄相关的问题，请咨询学位办公室：010-62332210。
附件：《调出、调入证明》
《同意自取研究生证书及档案的证明》
研究生院
2015年12月31日
