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党旗飘扬 齐心战“疫”--研究生院多措并举做好学位与研究生教育工作

“疫情就是命令,防控就是责任”,研究生院深入贯彻习近平总书记关于新冠肺炎疫情的重要批示指示精神,落实教育部、北京市相关要求,始终把师生生命安全和身体健康放在第一位,积极做好疫情防控工作。“党建引领,抗击疫情,党员先行”,有序顺利推进研究生学位教育培养工作,充分发挥党组织的战斗堡垒作用和党员的先锋模范作用。
    一、加强宣传,广泛倡议,争做先锋
    研究生院把疫情防控作为当前头等大事来抓,守土有责、守土负责、守土尽责,严格落实主体责任,采取科学有效举措,坚决把疫情防控措施落细落小落实到位,众志成城打赢疫情防控阻击战。为切实做好春季学期研究生延期开学相关工作,全面保障学位与研究生教育工作正常、有序开展,向全体研究生导师发布了“致研究生导师的一封信”。希望全体导师严格按照学校党委防控部署,提高政治站位,强化思想认识,切实履职尽责,师生齐心,共克时艰,做好对研究生的教育指导工作。
    为确保疫情防控期间学校研究生招生、培养、学位授予等工作顺利开展,院领导班子召开多次网络视频会议,谋划疫情期间的研究生教育工作,广大教职员工积极为抗击疫情献计献策、捐款捐物,主动自愿参加防控办和校内巡逻,及时分发校工会和机关党委下发的抗疫物资,保证工作人员安全上岗,体现了党员的模范先锋作用。
    二、优化毕业流程,线上审核,升级系统
    疫情期间,为确保“停课不停学、不停教、不停研”,研究生院依据整体有序推进和局部适时调整的原则,在综合考量本学期毕业生学科分布情况后,按照2020年研究生春季学期原学历安排,进行有关学位论文评审、答辩、学位授予工作。研究生院与各有关部门、各二级培养单位多方协力配合,全力保障符合毕业和学位授予条件的研究生如期答辩、顺利毕业,尽量不延迟毕业时间。
    1.迅速升级研究生管理系统,学位申请流程全面转为线上审核电子版材料,相关学位申请工作设立了相应在线服务流程。
    (1)学位论文评审阶段
    原需现场审核的纸质学位材料及发表文章证明材料,调整为在“研究生信息管理系统”中上传电子版,由学院及学位办进行线上审核。学位论文匿名评审的评阅书以电子版形式反馈给博士生、导师及学院。
    (2)学位论文预答辩、答辩阶段
    原需审核的纸质学位材料,调整为在“研究生信息管理系统”中上传电子版,由学院及学位办进行线上审核。原需实地现场进行的预答辩及答辩,调整为以视频会议等网络形式组织进行,全程录像、微信答辩小组表决意见截图等,留档备查。
    (3)申请过程中涉及的导师、专家等审核签字材料
    为简化流程,原学位材料中需要导师、专家等审核签字的材料,如暂时无法现场签字,均可暂时调整为邮件、微信或其他形式线上审核。待疫情结束后,为保证学位材料正常归档,再补签字后提交。
    2.做好新版研究生信息管理系统及新版研究生院网站开发工作。在疫情期间,软件开发商不能进校开展新版研究生信息管理系统需求调研及测试服务器部署等工作。为了不影响预定的工作进度,主动联系开发商在公司所在地部署了新版研究生信息管理系统测试服务器,并将原有系统定制功能移植到新版系统中以提高开发速度,目前正在进行系统需求搜集工作。疫情期间研究生院各科室信息管理员,集中一周的时间对新版研究生院网站进行页面调整、数据更新及功能完善工作,新版研究生院网站开发基本完成,即将投入使用。
    三、云端教学,保证质量,多措并举
    为了保证研究生线上教学工作能够平稳运行,研究生院提前筹划和精心准备。在正式线上教学开始前,完成了研究生雨课堂专业版的平台部署以及与研究生信息管理系统的数据对接工作,与教务处合作完成了前期线上教学技术保障工作。同时,对线上教学过程中可能存在的问题进行预判,提前做好应急预案,确保教师不停教、研究生不停学、教学质量标准不降低。
    全面开启研究生线上教学工作,将全国各地的教师和研究生汇聚在一起,开启了研究生课堂教学的新模式。广大研究生任课教师充分利用雨课堂、腾讯课堂、腾讯会议、ZOOM等平台以直播、录播等方式开展线上授课、互动,结合微信群、QQ群、钉钉开展线上组会讨论学习等教学活动。开学前四周有222门课程,259个讲台,209位老师通过各类在线教学平台累计授课1319次,累计有44398人次研究生参加了在线学习。
    四、以人为本,加强服务,顺畅沟通
    为做好疫情防控期间教学服务工作,满足研究生因就业、出国留学、继续深造等对成绩单或学籍证明等材料的需求,研究生院及时发布了《关于寒假及延期开学期间研究生办理学籍、学位相关手续的通知》。
    (1)为了减少人员流动,研究生院在以往提供纸质证明材料的基础上制作电子版。学生只需通过邮件说明所需证明材料的类型、份数等要求,即可申请办理电子版证明材料。主动联系档案馆帮助研究生统一办理档案中的校外成绩单复印件;帮助研究生统一打印校内成绩单,扫描后逐个发到研究生手中;与教务处协同向研究生提供本校本科可信电子成绩单下载办法,要求研究生提交电子版申报材料,待疫情过后再补交纸质版材料。
    (2)调整思路,做好新形势下的研究生课程教学督导工作。编发《关于开展研究生课程在线教学检查工作的通知》(研发[2020]2号),组织各研究生培养单位进行课程在线教学检查,每门课每周至少检查一次,要求每周提交一次教学检查报告,以便掌握研究生在线课程教学实际情况,及时解决研究生课程教学中存在的问题,确保研究生课程教学质量。
    (3)顺畅沟通,建立2020年春季学期申请学位博士审核工作群,群内包含研究生院有关部门老师及所有二级单位研究生教务员,随时为本学期拟毕业博士生答疑解惑、审核申请材料;建立2020年公派研究生项目微信群,便于申请者进行政策咨询、问题反馈,及时解决同学们遇到的问题。
    五、优化管理,大胆创新,心系考生
    (1)想考生所想,对考生关切问题提供答复。在疫情防控的非常时期,现场及电话咨询不便的情况下,公布研招办和各培养单位咨询邮箱,并及时予以回复。同时,在“北科研招”公众号推文,对考生普遍关注的问题进行了统一解答,获得广大考生好评。预测各专业缺额情况,及时公布。各硕士研究生培养单位根据往年《全国硕士研究生招生考试进入复试的初试成绩基本要求》,预测各专业缺额情况,及时予以公布,为有调剂需求的考生提供便利。
    (2)大胆创新,提供初试成绩排名查询功能。在硕士研究生招生考试初试成绩查询阶段,研招办积极联系我校研究生招生管理信息系统开发单位,对成绩查询功能进行升级。系统升级后,考生在查询本人初试成绩的同时可查询本人初试成绩总分在所报考专业的排名情况。推行该举措既满足了考生对于个人成绩排名知情的需求,又保护了考生个人信息隐私,获得广大考生的一致好评。
    (3)心系考生,竭尽全力提供便利。对博士研究生招生考试报名期间未能及时寄送纸质报考材料的考生,改为发送电子版材料以供审核,纸质报考材料于入学报到之时补交存档。同时,报考材料接收时间由3月10日延长至3月31日。